O MoReq determina os requisitos para a gestão de arquivos electrónicos (processos e documentos) com o intuito de permitir/garantir o seu acesso, fiabilidade, autenticidade e segurança dos conteúdos.
Assim, o Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos expõe as linhas mestre para a avaliação de uma solução informática.[a]
Conceitos centrais do MoReq
Documento e documento de arquivo
De acordo com o MoReq, documento de arquivo é aquele documento que é capturado ou integrado no sistema, que ainda não tenha sido inserido nem validado no sistema.
Estes são a unidade que está na base de um SEGA - Sistema Electrónico de Gestão de Arquivos e que têm na sua constituição os seguintes elementos: [b]
Conteúdo
O que transmite a mensagem (imagem, texto, etc.).
Estrutura
O que possibilita a compreensão dos documentos (formato em que se encontram os documentos e relação existente entre os diversos elementos que integram esses mesmos documentos
Contexto
Consiste na compreensão do ambiente organizacional, funcional e tecnológico em que o documento é produzido
Apresentação
Compreende a combinação dos conteúdos (exemplo: tipo de aplicação que é usada para visualizar o documento)
[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a Gestão de Documentos de Arquivos Electrónicos 2:Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos. [Em linha]. [Consultado em 25 de Junho de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno2.pdf
[b]Idem
Volume é o local lógico onde são mantidos os dossiers, sendo que no caso de sistemas de gestão de arquivos electrónico, não passam das localizações físicas existentes no universo papel.
Relativamente a esta matéria, o MoReq especifica que os dossiers ou contentores somente têm no seu conteúdo a meta-informação relativa aos documentos digitais. Os documentos em suporte papel continuam a ser acondicionados em pastas e os documentos existentes na aplicação apenas contêm a meta-informação.
O dossier pode ter na sua constituição por processos, processos esses que podem ser constituídos por documentos afectos a uma determinada função (exemplo: os documentos relativos à organização de uma actividade desportiva, não contando com os documentos de receitas e despesas, pois estes irão para a pasta relativa à Contabilidade/Tesouraria).
De acordo com o MoReq, o SEGA pode conter dossiers híbridos, isto é, o sistema tem de fazer a gestão integrada da informação em suporte papel e digital que façam parte do mesmo dossier.
Os dossiers podem ter no seu conteúdo um ou mais volumes, e um volume pode estar dividido em um ou mais documentos de arquivo.
Um plano de classificação é um documento onde são inseridos todos os procedimentos relacionados com a classificação e no qual se insere o sistema de classes criado para a organização. Sendo assim, num quadro de classificação incide toda a estrutura da entidade. [c]
Tal como acontece com o plano de classificação, no software de Gestão Documental essa estrutura deve estar patente e lá existir em ambiente virtual de maneira a que se consiga armazenar a informação segundo o plano de classificação que está em funcionamento na organização.
No MoReq dizem que os documentos devem ser armazenados em dossiers de uma forma estruturada, de maneira a reflectir a organicidade e funcionalidade da instituição e das quais o plano de classificação é um reflexo.
[c] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
Classe, no MoReq, consiste num qualquer nível de uma hierarquia. Neste caso poder-se-á falar, por exemplo, num departamento como o da Direcção.
Num SEGA, estas classes estão por norma associadas a serviços e como tal é necessário definir níveis diferentes de acesso à informação, de acordo com as suas necessidades laborais, fazendo com que cada individuo tenha no seu perfil de utilizador a que tipo de informação tem acesso, impossibilitando-o desta forma de editar e/ou visualizar toda a documentação que circula no Sistema de Gestão Documental (SGD).
Sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos (SEGA)[d]
O SEGA consiste num sistema de gestão de arquivo que abrange todas as funcionalidades necessárias à gestão de documentos e também os próprios documentos.
Segundo o Manual para a Gestão de Documentos, os documentos de arquivo são “os documentos produzidos a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial”.[e]
Num SEGA poder-se-á designar de documentos de arquivo os documentos produzidos e recebidos, na Organização, a partir do momento em que estes aí (no SEGA) são armazenados (incluindo as imagens do documento e a sua respectiva meta-informação).
Quando, num SEGA, se faz a captura de documentos de arquivo estabelece-se a que tipo de classe é que esse documento é associado e onde também lhe é atribuído um código, que irá identificar univocamente o documento em questão e que permitirá fazer a sua gestão.
Cabe à Organização a definição das séries documentais que terão de fazer parte de um Sistema de Gestão Documental. Como tal, este deve possibilitar a integração automática dos documentos e a implementação de diversas funcionalidades.
[d] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a Gestão de Documentos de Arquivos Electrónicos 2:Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos. [Em linha]. [Consultado em 15 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno2.pdf[e]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
De acordo com o MoReq existem dois tipos de utilizadores:
Os utilizadores – pessoas que têm acesso à plataforma do SEGA e que produzem, recebem, analisam e utilizam os documentos de arquivo;
e os Administradores – pessoas que gerem os documentos de arquivos armazenados no SEGA e também o próprio sistema (também designados de Gestores da Informação).
Assim, o Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos expõe as linhas mestre para a avaliação de uma solução informática.[a]
Conceitos centrais do MoReq
Documento e documento de arquivo
De acordo com o MoReq, documento de arquivo é aquele documento que é capturado ou integrado no sistema, que ainda não tenha sido inserido nem validado no sistema.
Estes são a unidade que está na base de um SEGA - Sistema Electrónico de Gestão de Arquivos e que têm na sua constituição os seguintes elementos: [b]
Conteúdo
[a] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a Gestão de Documentos de Arquivos Electrónicos 2:Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos. [Em linha]. [Consultado em 25 de Junho de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno2.pdf
[b]Idem
Volume é o local lógico onde são mantidos os dossiers, sendo que no caso de sistemas de gestão de arquivos electrónico, não passam das localizações físicas existentes no universo papel.
Relativamente a esta matéria, o MoReq especifica que os dossiers ou contentores somente têm no seu conteúdo a meta-informação relativa aos documentos digitais. Os documentos em suporte papel continuam a ser acondicionados em pastas e os documentos existentes na aplicação apenas contêm a meta-informação.
O dossier pode ter na sua constituição por processos, processos esses que podem ser constituídos por documentos afectos a uma determinada função (exemplo: os documentos relativos à organização de uma actividade desportiva, não contando com os documentos de receitas e despesas, pois estes irão para a pasta relativa à Contabilidade/Tesouraria).
De acordo com o MoReq, o SEGA pode conter dossiers híbridos, isto é, o sistema tem de fazer a gestão integrada da informação em suporte papel e digital que façam parte do mesmo dossier.
Os dossiers podem ter no seu conteúdo um ou mais volumes, e um volume pode estar dividido em um ou mais documentos de arquivo.
Um plano de classificação é um documento onde são inseridos todos os procedimentos relacionados com a classificação e no qual se insere o sistema de classes criado para a organização. Sendo assim, num quadro de classificação incide toda a estrutura da entidade. [c]
Tal como acontece com o plano de classificação, no software de Gestão Documental essa estrutura deve estar patente e lá existir em ambiente virtual de maneira a que se consiga armazenar a informação segundo o plano de classificação que está em funcionamento na organização.
No MoReq dizem que os documentos devem ser armazenados em dossiers de uma forma estruturada, de maneira a reflectir a organicidade e funcionalidade da instituição e das quais o plano de classificação é um reflexo.
[c] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
Classe, no MoReq, consiste num qualquer nível de uma hierarquia. Neste caso poder-se-á falar, por exemplo, num departamento como o da Direcção.Num SEGA, estas classes estão por norma associadas a serviços e como tal é necessário definir níveis diferentes de acesso à informação, de acordo com as suas necessidades laborais, fazendo com que cada individuo tenha no seu perfil de utilizador a que tipo de informação tem acesso, impossibilitando-o desta forma de editar e/ou visualizar toda a documentação que circula no Sistema de Gestão Documental (SGD).
Sistema de Gestão de Arquivos Electrónicos (SEGA)[d]O SEGA consiste num sistema de gestão de arquivo que abrange todas as funcionalidades necessárias à gestão de documentos e também os próprios documentos.
Segundo o Manual para a Gestão de Documentos, os documentos de arquivo são “os documentos produzidos a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial”.[e]
Num SEGA poder-se-á designar de documentos de arquivo os documentos produzidos e recebidos, na Organização, a partir do momento em que estes aí (no SEGA) são armazenados (incluindo as imagens do documento e a sua respectiva meta-informação).
Quando, num SEGA, se faz a captura de documentos de arquivo estabelece-se a que tipo de classe é que esse documento é associado e onde também lhe é atribuído um código, que irá identificar univocamente o documento em questão e que permitirá fazer a sua gestão.
Cabe à Organização a definição das séries documentais que terão de fazer parte de um Sistema de Gestão Documental. Como tal, este deve possibilitar a integração automática dos documentos e a implementação de diversas funcionalidades.
[d] PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo – Recomendações para a Gestão de Documentos de Arquivos Electrónicos 2:Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Electrónicos. [Em linha]. [Consultado em 15 de Abril de 2009]. Disponível em: http://www.dgarq.gov.pt/files/2008/10/siade_caderno2.pdf [e]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa : IAN/TT, 1998.
De acordo com o MoReq existem dois tipos de utilizadores: